BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

WCS kaliteli yönetim sisteminin hangi seviyede bulunduğunu değerlendirmeden önce, organizasyona ait olan dokümanların ve içeriğinin denetim standartlarında istenilen uygunluğa sahip olduğundan emin olmalıdır.

DOKÜMANLARIN TEKRAR GÖZDEN GEÇİRİLMES

Bir dokümanın tekrar gözden geçirilmesi kalite denetlemesinden önce yapılır. Organizasyonun küçük olması durumunda, dokümanların gözden geçirilmesi işi WCS’in kendi ofisinde masa başı çalışması şeklinde olur. Bu işlem organizasyona ait ana dokümanların (elle, üretim haritaları, prosedürler, iş akışları vb.) kontrolü ve son olarak denetçinin hazırladığı içinde tüm gözlem ve detaylar ile uygunsuzluklarının giderilmesi gereken bütün bulguların yer aldığı yazılı raporun hazırlanmasıyla sona erer. Daha büyük organizasyonlarda veya daha geniş teknik desteğin gerektiği durumlarda, dokümanların tekrar gözden geçirilmesi neredeyse tamamıyla size ait alanlarda yapılacaktır. Bu denetçinin kişileri, departmanları, yapılan işleri ve işleyişi tanımasının yanı sıra kalite denetiminin planlanması ve karşılıklı görüş alışverişinde bulunulmasına imkan sağlar.

HAZIRLIK DENETİMİ

Hazırlık denetimi (opsiyonel) gerçek denetimden önce yer alır. Amacı organizasyonun gerçek denetime ne kadar hazırlıklı olduğunu tespit etmektir, “sınırlı sürede” yapılacağından her şeyin en ince ayrıntısına kadar inceleneceği garanti edilemez. Bu fırsat organizasyona aşağıdaki imkanları sağlar: 

Denetçi ile beraber çalışma;

Tarafsız bir bakış açısıyla denetime ne kadar hazır olduğunun görme

Sertifika işleyişi ile benzerlikler taşır.

Denetim öncesi ziyaretin sınırlı süreyle olması sebebiyle organizasyonun sorunların tamamının tespitinin yapılamayacağını dikkate alması gerekir

DENETLEME

Denetlemenin amacı, kalite sisteminin ilgili standartlara uygunluğuna ait objektif kanıtlar toplamak ve organizasyonda tamamen hayata geçirildiğini görmek içindir. Denetim için organizasyonla denetim planı yapılması kararlaştırılır. Denetçi denetim boyunca örnek ve kanıtlarla organizasyonda önceden belirlenmiş standartlara olan uygunluğu iyice görmek ister. Hazırlanan yazılı raporda gözlemler/uygunsuzluklar tanımlanır. Uygunsuzlukların giderilmesi için yapılması gerekenler ve hangi surede yapılması gerektiği son toplantıda görüşülür. Aykırılıkların giderilmesi ile sertifika tescili 3 yıllık bir süre için gerçekleştirilir.

GÖZETİM ZİYARETİ

Gözetim görevlilerinden kalite sisteminin devamlılığının sağlandığından emin olmaları istenir. Tipik bir gözden geçirme programı 3 yıl içinde 3 kez tekrarlanır, daha büyük organizasyonların daha sıklıkla ziyaret edilmeleri istenebilir. Son yılda yapılan ziyaret 3 yıllık yeni denetim olarak değerlendirilir. Bu ziyaretin süresi denetçinin kalite sisteminin tamamen ve yeterli derecede kontrol etmesine imkan sağlaması için diğerlerine göre daha uzun olabilir. Başarılı yeni denetlemeyi takiben kalite tescili gelecek 3 yıl için yapılmış olur. Gözetim ziyaretleri normalde gözetim tarihinden en az 2 yada 3 hafta önce tarafınıza bildirilecektir.