BELGELERİN ASKIYA ALINMASI, İPTALİ VEYA KAPSAMININ DEĞİŞTİRİLMESİ

BELGENİN ASKIYA ALINMASI

Belgenin askıya alınması, belirlenmiş kurallar içerisinde, daha önce yapılan bir belgelendirme ile ilgili hakların belge sahibi kuruluş tarafında kullanımının durdurulması ve askıya neden olan şartların belgelendirme kuruluşu tarafından sürekli olarak izlenmesi demektir.

Belgelerin askıya alınması iki değişik nedenden kaynaklanabilir. Bunlar aşağıda verildiği gibidir:

-     Belgenin belgeli kuruluşun isteği doğrultusunda askıya alınması

-     Belgenin belgeli kuruluşun kurallara uymaması nedeni ile askıya alınması

1. Belgenin Müşteri Tarafından Askıya Alınması İsteği

Belgenin askıya alınması isteği müşteriden gelmiş ise, Belgelendirme  Müdürü, bu isteğin nedenini ve uygun olup olmadığını müşteri ile iletişim kurarak araştırır. Eğer askıya almayı uygun bulursa müşteriye belgenin,

- ya yeniden devam istemelerine

- veya belgenin üzerinde yazan sürenin sonuna kadar askıda olacağını belirtir.

Bu süre en çok 3ay olabilir.

Bu süre içerisinde eğer müşteri belgenin yeniden devamını ister ise, bu durumda, belgenin devamına ancak özel bir ara denetim yaparak ve bunun sonucuna göre karar verilebilir. Bu özel ara kontrolde en az olarak yönetim sistem prosesleri denetlenecektir.

Müşterinin belgeyi askıya alma isteği doğrultusunda belgenin askıya alınması kararlaştırılmış ise ;

·      Müşteriye yapılacak faaliyetler ile ilgili bilgi verilir.

·      İlgili kayıtlar güncellenir ve kuruluşun ismi belgeli kuruluşlar listesinden ve tüm kayıtlardan düşülür.

·      Varsa belge ile ilgili tüm taraflara resmi yazı ile bilgi verilir.

·      Varsa bekleyen ödemeler talep edilir ve müşteri dosyası arşive kaldırılır.

 

Birleşik Belgeler

 Eğer kuruluş birden fazla standarttan belgeli ise ve belgenin askıya alınması sadece bir standart ile ilgili ise diğer belgeler bu askıya almadan etkilenmeyeceklerdir.

 2. Kuruluşun Belgelendirme Şartlarına Uyamaması

 Eğer rutin ara denetimler sırasında veya yapılan bir özel denetim sırasında uygunsuzluk tespit edilmiş ise bu durumda WCS TRK uygunsuzlukların düzeltici faaliyet uygulanarak kapatılmasını ilgili kuruluştan talep eder.

 Kuruluşa bu amaç ile ilgili bir süre verilir. Bu süre hiçbir zaman üç aydan fazla olamaz. Ayrıca süre belirlenen uygunsuzlukların önemine göre daha kısa tutulabilir ve bu kararı Denetim ekip liderinin de katılımı ile Belgelendirme Müdürü verir.

 Eğer düzeltici faaliyet talebi cevaplanmaz, veya uygun şekilde kapatılamaz veya verilen sürelere mantıklı nedenler içerisinde uyulmaz ise  

 -     Kuruluşa belgenin askıya alındığı bildirilir

 -     Bundan sonra yapılacak faaliyetler ile ilgili bilgi verilir.

 

Eğer müşterinin ilgili yönetim sistemi hiç çalışmıyor ( çok sayıda büyük uygunsuzluk ) bu durum denetim ekip lideri tarafından Belgelendirme Müdürüne iletilir ve Belgelendirme Müdürünün kararına göre verilen süreler çok kısaltılabilir veya çok hızlı şekilde askıya alma veya belge iptali söz konusu olabilir.

 Eğer uygunsuzluklar prosedüre uygun şekilde kapatılmış ise WCS TRK normal ara denetim programını uygulamaya devam eder.

 Eğer uygunsuzlukların kapatılması etkin değilse ve doğrulanamıyor ise ;

 Müşteriye belgenin askıya alındığı bildirilir ve bundan sonra uygulanacak faaliyetler ile ilgili bilgi verilir.

 Problem ve uygunsuzluğun kapatılamama nedeni denetim raporunda kaydedilir.

Denetimden sonra ;

·               Denetçi raporunu teslim eder.

·               Belgelendirme Müdürü raporu gözden geçirir.

·               Belgelendirme müdürü denetim ekibinin tavsiyesini onaylamaz ise müşteriye yapılacak işlemler ile ilgili bilgi verir.

·               Belgelendirme müdürü denetim ekibinin tavsiyesini onaylıyor ise müşteriye belgenin askıya alındığını bildirir ve WCS TRK itiraz prosedürü ile ilgili bilgi verir.

Eğer bir belge askıya alınmış ise belgesi askıya alınan kuruluşun aşağıdakileri yapmasına izin verilmez.

 ·               WCS TRK den tekrar belgelendirme başvurusunda bulunamaz.

·               Belgeli oldukları ile ilgili her hangi bir duyuru veya reklam yapamaz.

·               Eğer WCS TRK belgesine bağlı her hangi bir sözleşmesi varsa bu sözleşmeye istinaden sipariş kabul edemez.

 

WCS TRK belgenin askıya alınmasının resmi olarak bildirilmesinden sonra ilgili kuruluşa buna cevap verebilmesi için 15 iş günü süre verir.

 Bir belgenin askıda kalma süresi en çok 3 ay olabilir. Bu süre sonunda ya yeniden denetimle olumlu sonuç alınıp belgenin devamının sağlanması yada belgenin iptali gerekir.

 Kuruluş belgenin devamını, düzeltici faaliyet uygulamak istediğini ve bu düzeltici faaliyetin etkinliğinin WCS TRK tarafından doğrulanması isteğini iletir ise, Belgelendirme Müdürü, bu isteği ve önerilen zaman aralıklarını inceler ve kararını verir. Eğer böyle bir denetimden sonrada uygunsuzluk devam ediyor ise belge iptal edilir.

Kuruluş itiraz edebilir, bu durumda itiraz prosedürü devreye girer ve o prosedürün uygulama sonucuna göre karar verilir.

Kuruluş askıya alınmaya 15 işgünü içerisinde cevap vermez ise belge WCS TRK tarafından iptal edilir.

 Belge iptali durumunda Belgelendirme Müdürü kuruluşa durumu yazılı olarak itiraz prosedürü detayları ile birlikte bildirir.

 WCS TRK ,  

·      İlgili kayıtları günceller ve kuruluşun ismi belgeli kuruluşlar listesinden ve tüm kayıtlardan siler.

·      Varsa belge ile ilgili tüm taraflara resmi yazı ile bilgi verir.

·      Varsa bekleyen ödemeler talep edilir ve müşteri dosyası arşive kaldırılır.

 Belge Askılarının ve İptallerinin duyurulması

Belgenin askıya alınması veya iptali durumunda WCS TRK en etkin şekilde bunu ilgili taraflara duyurur.

Web sitesinde yayınlanan listeler ile askı ve iptal durumunu günceller.

WCS TRK belgeli kuruluşlar listesinde ilgili kuruluşun ismini siler.

Belge Kapsamlarının Değiştirilmesi

Kapsamın Genişletilmesi

 Belge kapsamının genişletilmesi isteği müşterinin değişen şartlarından kaynaklanacak ve müşteriden gelecektir.

 Kapsam genişletmeleri ancak yeni eklenecek kapsamın tam bir belgelendirme denetimi ile denetlenmesi ve belgelendirme kararının alınabilmesi ile mümkün olur. Müşteri başvurusu sözleşmenin gözden geçirilmesi süreçlerine tabidir. Müşteri sözleşmesi duruma göre ya revize edilir veya ek sözleşme yapılır. Denetim zamanlaması için müşterinin tercih edeceği zamanlar kullanılır. Genişletilmek istenen yeni kapsam mevcut kapsam ile teknolojik benzerlik içinde ise 1. aşama denetim yapılmaz, diğer durumlarda birinci aşama denetimin yapılması da gerekir.

 Kapsamın Daraltılması

 Belge kapsamlarının daraltılması ise aşağıdaki şekilde ele alınır;

 Kapsam daraltma isteği belgeli kuruluştan gelebilir, yapılan denetimler sırasında denetim ekipleri tarafından tespit edilmiş olabilir veya belgeli kuruluşun halka açık bilgileri veya reklam ve promosyon faaliyetleri neticesinde WCS TRK ofisi tarafından belirlenmiş olabilir.

 Daraltma isteği müşteri tarafından belirtilmiş ise bu istek Belgelendirme Müdürüne iletilir ve Belgelendirme Müdürü müşteri isteği, mevcut kapsamı, değişen faaliyetler, daraltma isteğinin ilgili standarda uygunluğunun etkisi gibi durumları göz önüne alarak kapsamın daraltılması isteğini onaylar. Kapsamın daraltılması ile ilgili bilgi müşteri ve diğer tüm kuruluşlara iletilir ve halka açık bilgiler ile diğer kayıt ve listeler güncellenir.

 Kapsam daraltılması gereği yapılan denetimler sırasında ortaya çıkmış olabilir. Müşteri faaliyetlerindeki değişiklikler, yasal şartlardaki değişikliklerden dolayı artık belirli bir faaliyetin yerine getirilememesi durumu, belgeli kuruluşun insan kaynakları, altyapı ve çalışma çevresinde kapsamında bulunan bir faaliyetin artık yapılamıyor olmasının ortaya çıkması vb. durumlar denetim ekibi tarafından belirlenir ve denetim raporuna not edilerek raporu gözden geçiren Belgelendirme Müdürünün  dikkatine sunulur.

 Belgelendirme Müdürü değişen şartları, mevcut kapsamı ve uygulanamayan faaliyetleri göz önüne alarak değerlendirmesini yapar ve kararını verir. Verilen kapsam daraltılması ile ilgili karar belgeli kuruluşa, itiraz hakkı olduğu da belirtilerek yazılı olarak bildirilir.

 Özel Denetimler

 WCS TRK, her hangi bir şikayetin neticesinin daha etkin izlenebilmesi veya askıya almalardan sonraki takip denetimleri amacı ile çok kısa süre içerisinde hızlı denetimler planlayıp uygulayabilir. Her durumda denetime gidilmeden önce müşteri aranacak ve denetim ile ilgili bilgi verilecektir. Denetim süresi, kapsamı denetime yol açan konunun önemi ile orantılı olacaktır. Denetim aynı konuda normal bir belgelendirme  denetimini gerçekleştirebilecek yeterlilikte ekip tarafından yapılır.

 Denetim sonundaki karar belgelendirme müdürü tarafından verilecektir.

 Belgelendirilmiş bir kuruluş adresi değiştiğinde, bu değişiklikten ya kuruluşun bilgilendirmesi veya ara denetimler ile haberdar olunur. Adres değişikliklerinde bir özel denetim yapılacaktır, şöyle ki;

 -     Değişen adres ofis aktiviteleri ile ilgili ise yani sadece bir ofiste gerçekleştirilebilecek yönetim sistem faaliyetleri ile ilgili ise bu denetim ilgili kuruluştan değişen adres ile ilgili ticaret sicil gazetesinin alınması, Belgelendirme müdürü tarafından verilecek karar doğrultusunda adresin ziyaret edilmesi şeklinde olabilir.

-     Değişen adres ürün veya hizmet gerçekleştirme prosesleri ile ilişkili ise o zaman prosesin önem ve toplam sisteme etkisine dayalı olarak belge üzerindeki adres değiştirilmeden önce denetim gerçekleştirilecektir. Bu denetimde değişen adresin yönetim sisteminde etkileyebileceği tüm konular denetlenecektir.

-     Özellikle gıda vb. yüksek riskli konularda olmak üzere üretim adresinin değiştirilmiş olması her zaman tam bir denetlemeyi ortaya çıkaracaktır.