- Bu kurallar WCS TRK tarafından yapılan belgelendirmeler ile ilgilidir.
- Bu kurallarda kullanılan bazı terimlerin anlamları aşağıdaki gibidir.
İtiraz Komitesi
İtirazları ele almak üzere oluşturulmuş olan komitedir. Biri Başkan olmak üzere toplam4 üyeden oluşur. Kararlarını oy çokluğu ile alır
ve gelen itiraz ile her hangi bir ilgili olan komite üyesi bu itiraz ile ilgili toplantıya katılmaz ;
 Başvuran
Sertifika almak üzere başvuru yapan kişi, kurum veya kuruluş.
İstişare Komitesi
ISO Guide 62 & 66 da istenen WCS TRK nın yaptığı belgelendirmelerde politika, hedef ve uygulama yöntemlerinin belirlenmesinde söz sahibi
olan, WCS TRK faaliyetlerinin ilgilendirdiği değişik kesimlerden temsilcilerin oluşturduğu kuruldur. Kendi çalışma prosedürü doğrultusunda
çalışır.
ISO 9001 : Kalite yönetim sistemleri ile ilgili standart.
ISO 14001 : Çevre Yönetim sistemleri ile ilgili standart.
ISO Guide 62 : Kalite Yönetim Sistemleri konusunda belgelendirme yapan kuruluşlar için klavuz doküman
ISO Guide 66 : Çevre Yönetim Sistemleri konusunda belgelendirme yapan kuruluşlar için klavuz doküman
ISO 22000 : Gıda güvenliği yönetim sistemleri ile standart .
Sertifika : Burada verilen kurallar doğrultusunda yönetim sisteminin WCS TRK tarafından denetlendiğini gösteren belge
Belgeli Kuruluş: Belge almaya hak kazanmış ve belgesi yayınlanmış kişi, kurum veya kuruluş ;
Klavuz Dokümanlar
Endüstri, Sektör birliği veya ilişkili bir kurum tarafından WCS TRK nın katılımı olsun olmasın hazırlanmış ve belirli bir sektörde ISO
9001 ve ISO 14001 standartlarının uygulanması ile ilgili yöl gösteren dokümanlar;
WCS Logo WCS TRK tarafından onaylanmış olan logo.
- İstişare Komitesi belgenin verilmesi konusundaki politika ve kuralların oluşturulmasında ana sorumluluğa sahiptir ve bu sorumluluğunu
belgelendirme müdürü kanalı ile kullanır. Belgelendirme müdürü ilk seferinde Genel Müdür tarafından atanır ancak bu atama İstişare komitesinin
onayını gerektirir. Performans ve kurallara uyumuna göre İstişare Komitesi arzu ettiği zaman yeni bir belgelendirme müdürü atayabilir.
- Burada verilen kurallara göre ve bu kurallar çerçevesinde yapılan denetimler sonucunda yönetim sistemini çalıştırdığını gösterebilen
tüm kuruluşlar WCS TRK tarafından verilen bir sertifikaya sahip olurlar ancak bu sertifika her halükarda WCS TRK nın mülkü olarak kalacaktır.
Sertifikalar veriliş tarihinden itibaren 3 yıl için geçerli kalacaktır, üç yılın sonunda burada verilen kurallar çerçevesinde yenilenebilir.
Ancak WCS TRK yönetimi özellikle ödeme problemlerini göz önüne alarak her yıl yeni bir sertifika vermeyi seçebilir. Eğer belgeli bir kuruluş
WCS TRK belgesini yenilemek istemiyor ise veya transfer yapmak istiyor ise bu durumu belge bitiş tarihinden en az iki ay önce WCS TRK
ya bildirmelidir. WCS TRK tarafından bir kuruluşa verilen belge kullanma hakkı yazılı izin olmaksızın başka bir kuruluşa devredilemez.
- Belgeli bir kuruluşun sorumlulukları :
- Burada verilen kurallara her zaman uyacaktır.
- WCS TRK logosunu Logo kullanma talimatında verilen kurallara uygun olarak kullanacaktır. Logo sade belge alan kuruluş tarafından
ve sadece sertifika üzerinde belirtilen faaliyetler ve adresler için kullanılabilir. Logo eğer reklam malzemeleri ve antetli kağıtlarda
kullanılacak ise sadece sertifika numarası ve belge verilen standart belirtilerek kullanılabilir. Logo sadece belge alınan kapsam
için kullanılabilecektir. Eğer her hangi bir nedenle belgelendirme iptal edilmiş ise logo kullanımı hemen durdurulmalıdır.
- ISO 9001 ve ISO 14001 e göre ( uygunsa ) sistem dokümante edilecek ve uygulanacaktır. Dokümante sistem WCS TRK tarafından her
zaman referans olarak kullanılabileceği için bir kopyası her zaman Genel Müdürün incelemesine hazır bekletilecektir.
- Belgeli bir firma eğer sisteme eklemeler yapmış ise bunu WCS TRK ya vakit kaybetmeden bildirecektir. Eğer değişiklikler önemli
ise ( Prosedürlerin çoğunun sistemden çıkarılması gibi. ) bildirim hemen ve yazılı olarak yapılacak eğer küçük değişiklikler söz konusu
ise WCS TRK denetçilerine normal planlı ara ve gözetim denetimlerinde bildirilecektir.
- WCS TRK Logosunun hemen kullanımdan kaldırılması, kuruluşun belgeli olduğunun anlaşılmayacapı şekilde son bulacaktır.
- WCS TRK temsilcileri veya WCS TRK yı akredite eden kuruluşların normal çalışma saatları içerisinde belge alınmış faaliyetin denetlenmesine,
malzemelerin, prosedürlerin, proseslerin, test metodlarının, kayıt sisteminin, veya belgenin iptali ile ilgili kuralların uygulanması
ile ilgili inceleme yapmasına izin verecektir.
- Bir yönetim temsilcisi ve bir veya daha fazla vekilini atayacak ve bunlar, WCS TRK temsilcisi firmayı normal belgelendirme kuralları
içerisinde ziyaret ettiklerinde belgelendirmeye uymayan konularda firmanın sorumluluğunu almaya ve yazılan raporları imzalamaya yetkili
olacaklardır. Bunlar arasında müşterilerinizin şikayetleri de vardır ki bunların kaydı ve listelenmesi WCS TRK tarafından istenen
bir kuraldır. Ayrıca bu şikayetler ile ilgili yapılan düzeltici faaliyetler ve bunların çözümlenmesi de kayıtlı olacaktır.
- Belge süresinin bitişi ile birlikte WCS TRK logosunun ve WCS logosu içeren tüm reklam dokümanlarının kullanımı durdurulacaktır.
Ayrıca firma içerisinde veya dışında belgeli oldukları ile ilgili her türlü haberleşme ve reklam faaliyetleri durdurulacaktır.
- WORLD CERTIFICATION SERVICES LIMITED ve WCS TRK. LTD. müşterisi tarafından belgelendirme kurallarına uymayan ve özellikle mahkeme
veya ceza ile ilgili konularda hemen bilgilendirilecektir.
- WCS TRK yaptığı belgelendirmelerde önceden belirli olmayan bir rakamı eğer yukarıda verilen şartlar içerisinde oluşmuş
ise idari giderler adı altında faturalandırma hakkına sahiptir. Belgeli bir kuruluş aşağıdaki giderleri ödeyecektir:
- Yıllık olarak her belge için bir yıllık ücret.
- Ayrıca yukarıda belirtilen durumlarda WCS TRK veya resmi otoriteler tarafından yapılacak incelemelerde müşteri haksız olursa oluşacak
ücret.
- Belgeli kuruluşun burada verilen kurallara uymamasından dolayı doğacak her hangi bir ek maliyet ödenecektir. Bütün ödemeler ilgili
faaliyetin başlamasından önce yapılacaktır başka bir deyişle, başvuru ücreti, doküman incelemeden önce, denetim ücreti denetimden
önce yıllık gözetimücreti gözetimden önce yapılacaktır. İlk yıl belgelendirme ücreti kuruluşta yapılan başarılı bir denetim sonrasında
belge hazırlanma aşamasında ödenir.
- WCS TRK Sorumlulukları:
- Belgeli kuruluşa WCS gözetim programına uygun olarak kuruluşa da haber verilmek sureti ile ( Bu ziyaretler normal olarak yılda
bir defa yapılır. ) kuruluşun belgesinin devamlılığını doğrulamak amacı ile bir temsilci göndermek;
- Belgeli kuruluşu uygulanabilir klavuz dokümanlar ve standarda meydana gelen değişiklikler ile ilgili bilgilendirmek ve istişare
kurulunun uygun göreceği bir süreyi, proses ve prosedürlerini yeniden ele alması için vermek;
- Halka açık nitelikteki bilgiler dışında kuruluşa ait olan ve sır niteliğindeki bilgileri üçüncü şahıslar ile paylaşmamak;
iv. Belgeli kuruluşu kendi ürün, proses ve hizmetleri ile ilgili alınan müşteri şikayetleri hakkında bilgilendirmek.
- Eğer belgeli kuruluş uygunluğunu geçici bir süre için kaybederse Belgelendirme Müdürü istişare kurulunun görüşünü de alarak WCS
TRK logosunun kullanımının durdurulmasını, tekrar uygunluğun sağlanmasına kadar veya yapılan her hangi bir itirazın haklı sonuçlanmasına
kadar durdurabilir.
-
- Eğer kuruluş burada anlatılan kurallara uyamıyor ise Belgelendirme müdürü, Genel Müdür ile de yazılı olarak iletişim kurmak sureti
ile, belgenin iptaline, yeni belge verilmesinin reddine, kapsam genişletmenin reddine varsa itiraz sonuçlarını da dikkate alarak karar
verir.
- Belgelendirme müdürü eğer belgeli kuruluş iflas aşamasına gelmiş ise itiraz yolu açık olmak üzere belge devamını, yeni belge verilmesini,
kapsam genişletilmesini belgeli kuruluş yönetimine yazılı olarak bildirmek sureti ile engelleyebilir.
- Eğer bir başvuru sahibi veya belgeli bir kuruluş Belgelendirme Müdürü veya İstişare komitesinin bir kararına itiraz yapacak ise
bu kararın alındığı tarihten itibaren 14 gün içerisinde yapmalıdır. İtiraz komitesi böyle bir itirazın alındığı tarihten itibaren
30 gün içerisinde bir toplantı düzenleyecek ve toplantıdan en az 7 gün önce ilgili itiraz sahibine toplantı ile ilgili bilgi verecektir.
İtiraz komitesi itiraz sonunda almış olduğu karar ile ilgili olarak itiraz sahibinin temyiz yapma hakkına sahip olduğunu belirtecek
ve bu konu istişare kurulunda görüşülüp itiraz komitesinin kararının kabulu veya reddi yolunda karar verilecektir. Operasyon müdürü
veya genel müdürün yapacağı her hangi bir hareket itiraz komitesi kararına kadar bekleyecek ve itiraz komitesinde hem itiraz sahibi
hem de operasyon müdürü söz alarak kendilerini savunacaktır. İtiraz komitesinin çoğunluk kararı son karar olacaktır.
- Burada verilen kurallar istişare kurulu toplantılarında zaman zaman değişikliğe uğrayabilir. Bu tür değişiklikler belgeli bir
kuruluşun WCS TRK logosunu kullanmasını hemen etkilemeyecek, en az 6 aylık bir geçiş süreci içerecek şekilde operasyon müdürü değişen
kurallar ile ilgili olarak belgeli kuruluşu bilgilendirecektir.
- Bütün potansiyel müşterilerin WCS TRK tarafından sunulan hizmetlerden yararlanma hakkı vardır. Hiçbir potansiyel müşteriye gereksiz
ve yapılamayacak finansal veya idari şart öne sürülemez. Belgelendirilmiş kuruluşların bir listesi WCS TRK merkez ofisinde herkesin
incelemesine açık olarak bulundurulur. Basılı bir kopyası istenir ise küçük meblağda bir ücret karşılığı basılı kopyası verilir.
- Burada verilen kurallar ile ilgili her hangi bir duyuru, bilgilendirme veya ikaz yazılı olarak yapılacak ve posta yapılırken iadeli
taahhütlü posta hizmeti kullanılacaktır.
|
