Flashplayer sorununuz var.

Şikayet Prosedürü

WCS TRK veya personeli tarafından verilen karar veya uygulamalardan doğrudan etkilenen tarafların yapacağı şikayetler, itiraz kapsamında ele alınır ve İtirazlar prosedürüne göre işleme tabi tutulur.

Şikayetler, özellikle yapılan belgelendirmeler, belgelendirilen kuruluşlar ve bunların faaliyetleri veya WCS TRK personelinin uygulamaları olmak üzere her hangi bir konuda gelebilir. Şikayetlerin alınması, değerlendirilmesi ve kararlaştırılması ile ilgili proses Web sitesinde ve halka açık bilgilendirme kanallarında özellikle açıklanır ve belirtilir.

Web sitesinde bu amaç ile özellikle bir form bulundurulur.

Gelen tüm şikayetler, şikayet formuna kaydedilir ve gelen orijinal kayıt ve dokümanları ile birlikte iliştirilir. Gelen şikayetler ile ilgili bir şikayet listesi oluşturulur.

Gelen her türlü şikayet Belgelendirme Müdürü tarafından ele alınır. Şikayetin ilk değerlendirmesi Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır. Belgelendirme Müdürü şikayet nedenlerini ve ilişkili konu ve olayları tam olarak öğrendikten sonra şikayet ile ilgili kararını verir ve şikayeti çözümlemeye çalışır.

Şikayet çözümlenemiyor ve ilgili taraflar tatmin olmuyor ise şikayetler Şikayet ve İtiraz komitesinin gündemine alınır ve burada karar verilir.

Şikayetler İle İlgili Yapılacak İşlemler

Alınan tüm şikayetler kayıt altına alınacak ve şikayetler dosyasında saklanacaktır. Şikayetlerin kayıtları ile birlikte bu konu ile ilgili elde edilen her türlü doküman, delil veya kayıt da iliştirilerek saklanacaktır.

Gelen şikayet WCS TRK sistemi veya belgelendirme faaliyetleri ile veya WCS TRK tarafından belgelendirilmiş her hangi bir kuruluş ile ilgili olabilir. Eğer şikayet belgelendirilmiş bir kuruluş ile ilgili ise her hangi bir karar vermeden önce belgelendirilmiş kuruluşun şikayetleri ele alma ve değerlendirme etkinliği göz önüne alınacaktır. Şikayetin alınmasından sonra şikayet sahibine şikayetin alındığı ile ilgili ve daha sonra yapılacak faaliyetler ile ilgili yazılı olarak bilgi verilir. Eğer şikayet belgelendirilmiş olan bir kuruluşun faaliyetleri ile ilişkili ise değerlendirme prosesinin ilgili kuruluşun yönetim sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesini içereceği ve bunun yöntemi ( ara denetim, özel denetim vb. ) bildirilir.

Belgelendirilmiş olan bir kuruluşun faaliyetleri ile ilgili gelen şikayetler gelir gelmez en geç 5 iş günü içerisinde şikayet nedenleri ile birlikte belgeli kuruluşa bildirilir ve yapacakları düzeltici faaliyetler ile ilgili bilgi istenir. Bu bilginin gelme süresi normalde max. 30 gündür.

Belgelendirilmiş kuruluş şikayetlere yeterli cevap veremiyor ise ve yönetim sisteminin işlemesi bu konuda etkin bulunmamış ise Belgenin askıya Alınması ve İptali Prosedürü devreye girer.

Gelen her türlü şikayet ve şikayet ile ilgili işlemler ve bu aşamada oluşan bilgiler sır niteliğinde gizli olarak tutulacaktır.

Şikayetler WCS TRK nin tam zamanlı veya taşeron tüm personeline gelebilir. Gelen tüm şikayetler kaydedilip Belgelendirme Müdürüne iletilir.

Belgelendirme Müdürü şikayetin mahiyetini ve nedenlerini şikayet sahibi ile de iletişim kurarak açığa çıkarır ve şikayetin geçerliliğini onaylar.

Şikayetler sonuçlandırılıncıya kadar Belgelendirme Müdürünün sorumluluğunda kalır. Belgelendirme Müdürü şikayetin tüm süreçlerini ve tüm aşamalarını izler. Takip edilecek faaliyetlerin ilgili zaman dilimleri içerisinde yerine getirilmesini sağlar.

Tüm şikayetler Belgelendirme Müdürü tarafından bir düzeltici veya önleyici faaliyetin konusu haline getirilir ve Belgelendirme Müdürü tarafından takip edilir.

Şikayet edilen belgelendirilmiş kuruluşun önerdiği düzeltici faaliyetin içerisinde ve şikayetin nedenini ve çözümünü ele alan kişilerin içerisinde şikayet ile doğrudan alakalı olan kişilerin bulunmaması talep edilir. Bu durum hem yapılan yazışmalar ile hem de yapılacak olan ara denetimde doğrulanır.

Şikayetin nihai kararı alındıktan ve uygulandıktan sonra karar ve uygulama sonuçları şikayet sahibine yazılı olarak Belgelendirme Müdürü tarafından bildirilir.

Şikayetin ele alınmasından ve değerlendirilmesinden sonra Belgelendirme Müdürü şikayet sahibi ve şikayet edilen belgelendirilmiş kuruluş yetkilileri ile şikayetin ve çözümünün halka açık bilgi şeklinde yayınlanıp yayınlanmaması konusunu görüşür. Birlikte karar verirler.

 



BELGELENDİRME KURUMSAL
www.wcs.com.tr © WCS TRK Uluslararası Belgelendirme Hizmetleri Ltd. Şti.
Mahmutbey Mahallesi Taşocağı Yolu Caddesi No:3 "My Office 212" B Blok 8.Kat No:131 Güneşli-Bağcılar/İstanbul
Tel:0212 665 88 12 - 0212 709 13 23 Fax: 0212 665 88 18